У апошні час да дакументаў, якія пацвярджаюць стабільнасць, надзейнасць і перспектыўнасць кампаніі, такім як справаздачнасць па МСФС або стратэгічны бізнес-план, дадаўся сертыфікат на адпаведнасць сістэмы менеджменту якасці патрабаванням стандарту ISO 9001. Пісьменнае ўкараненне гэтай сістэмы дасць магчымасць атрымаць цэлы шэраг пераваг: павысіць кіравальнасць кампаніі , канкурэнтаздольнасць і якасць прадукцыі і паслуг, знізіць выдаткі, зрабіць кампанію кліентаарыентаванай. Асабліва актуальным факт стабільнасці кампаніі становіцца напярэдадні ўступлення Расіі ў СГА.
Якія ж асноўныя прынцыпы, на якіх будуецца ISO:
а) Арыентацыя на спажыўца
Арганізацыі залежаць ад сваіх спажыўцоў, і таму павінны разумець іх бягучыя і будучыя патрэбы, выконваць іх патрабаванні і імкнуцца перасягнуць іх чаканні.
б) Лідэрства кіраўніка
Кіраўнікі забяспечваюць адзінства мэты і напрамкі дзейнасці арганізацыі. Ім варта ствараць і падтрымліваць ўнутраную сераду, у якой працаўнікі могуць быць цалкам ўцягнутыя ў рашэнне задач арганізацыі.
в) Уцягванне работнікаў
Работнікі ўсіх узроўняў складаюць аснову арганізацыі, і іх поўнае ўключэнне дае магчымасць арганізацыі з выгадай выкарыстоўваць іх здольнасці.
г) працэсныя падыход
Жаданы вынік дасягаецца больш эфектыўна, калі дзейнасцю і адпаведнымі рэсурсамі кіруюць як працэсам.
д) Сістэмны падыход да менеджменце
Выяўленне, разуменне і менеджмент узаемазвязаных працэсаў як сістэмы садзейнічаюць выніковасці і эфектыўнасці арганізацыі пры дасягненні яе мэтаў.
е) Сталае паляпшэнне
Пастаяннае паляпшэнне дзейнасці арганізацыі ў цэлым варта разглядаць як яе нязменную мэту.
ж) Прыняцце рашэнняў, заснаванае на фактах
Эфектыўныя рашэнні грунтуюцца на аналізе дадзеных і інфармацыі.
з) Узаемавыгадныя адносіны з пастаўшчыкамі
Арганізацыя і яе пастаўшчыкі ўзаемазалежныя, і адносіны ўзаемнай выгады павышаюць здольнасць абодвух бакоў ствараць каштоўнасці.
Асновай сістэмы менеджменту якасці з'яўляецца працэсныя падыход. У першую чаргу неабходна апісаць тыя бізнес-працэсы, кіраванне якімі кіраўніцтва лічыць найбольш важным для СМЯ. Напрыклад, для вытворчага прадпрыемства гэта будуць працэс вытворчасці і продажу прадукту, а таксама сэрвіснае абслугоўванне і закупкі. Апісаныя бізнес-працэсы неабходна аптымізаваць, то ёсць ліквідаваць усе неадпаведнасці патрабаванням стандарту і дублюючыя працэсы, а таксама распрацаваць новыя працэсы згодна з правіламі стандарту. Найбольш часта ў кампаніях адсутнічае працэс "Ацэнка задаволенасці спажыўцоў», які па стандарце з'яўляецца неабходным. Таму трэба распрацаваць сістэму паказчыкаў, а таксама працэдуры, неабходныя для рэалізацыі і маніторынгу гэтага працэсу. Такім інструментам з'яўляецца «Збалансаваная сістэма паказчыкаў» (ССП).
Кіраванне якасцю становіцца для прадпрыемства канкурэнтнай перавагай, а ССП ўяўляе сабой адпраўную кропку для фарміравання СМЯ, як элемента рэалізацыі стратэгіі.
Калі разглядаць якасць як ступень адпаведнасці уласцівых характарыстык патрэбам або чаканням спажыўцоў, то працэсы стварэння спажывецкай каштоўнасці забяспечваюць якасць.
Адказ бізнесу на патрэбнасць кліентаў, як ён яе разумее, або «праект» патрэбы пры фарміраванні рынку называецца Спажывецкай каштоўнасцю прапановы (ПЦ). Стратэгія - гэта разгорнутая ў часе праграма мерапрыемстваў па рэалізацыі ПЦ, максімальна задавальняе патрэбнасць дадзенага мэтавага рынку.
Мал. 1. Структура спажывецкай каштоўнасці
- ПЦ складаецца з трох слаёў (гл. Мал.1):
- Ядро - прадукт або паслуга (часам набор «прадукт + паслуга»), якая валодае пэўнымі функцыянальнымі спажывецкімі ўласцівасцямі.
- Спосабы дастаўкі прадукту да кліентаў і ўзаемадзеяння з кліентамі ў працэсе яго продажу і абслугоўвання.
- Спосабы прасоўвання і пазіцыянавання прадукту і кампаніі, стварэння і падтрымання неабходнага ўяўлення пра іх у кліента.
Тады і працэсы могуць быць накіраваныя ў залежнасці ад таго сегмента спажывання, на якое разлічана прадукцыя прадпрыемства, на забеспячэнне функцыяналу прадукту, аптымізацыю лагістыкі і каналаў размеркавання, забеспячэнне ўзаемаадносін з кліентамі і стварэнне адпаведнага іміджу прадпрыемства.
Напрыклад, калі адным з элементаў спажывецкай каштоўнасці з'яўляецца «Час аварыйных аднаўленняў параметраў паслуг сувязі», то адной з мэтаў ўнутраных працэсаў будзе «скарачэнне тэрмінаў ліквідацыі няспраўнасцяў», а паказчыкам эфектыўнасці працэсу будзе «сярэдні час ліквідацыі няспраўнасці».
Становіцца відавочным, якія працэсы павінны быць падвергнуты аналізу і аптымізацыі ў першую чаргу, якія паказчыкі працэсаў павінны кантралявацца. І гэта першы аспект аптымізацыі працэсаў СМЯ - выбар працэсаў для апісання, рэгламентацыі, аптымізацыі і аўтаматызацыі.
Другі аспект - аналіз і аптымізацыя саміх працэсаў.
Асноўныя прапановы па аптымізацыі з'яўляюцца з простага лагічнага аналізу апісання працэсу. Становяцца відавочнымі такія фактары як: дубляванне аперацый, неэфектыўнае размеркаванне службовых абавязкаў і частая перадача вынікаў з аддзела ў аддзел. Пры правядзенні агульнага аналізу логікі працэсу важна прыцягваць спецыялістаў па інфармацыйных тэхналогіях і іншых, не што ўдзельнічаюць у працэсе удзельнікаў. Многія прапановы можна зрабіць толькі на аснове веды новых тэхналогій, маючы пры гэтым незалежны «погляд з боку» на працэс.
Агульныя спосабы аптымізацыі бізнес-працэсаў:
1. Ліквідацыя неэфектыўных працэдур.
Напрыклад, у наступным працэсе адбываецца некалькі паслядоўных узгадненняў дагавора. Пры гэтым, магчыма, некаторыя з іх - наяўная фармальнасць. Такія функцыі павінны знікнуць з працэсу «як трэба». У дадзеным працэсе «лішнім» аказалася ўзгадненне дамовы з Галоўным інжынерам. У выніку працэс скараціўся да 6 функцый.
Табл. 1 Працэс ўзгаднення / зацвярджэння дамовы «як ёсць»
№ Функцыя Выканаўца 1 Афармленне дагавора Менеджэр па закупках 2 Узгадненне дагавора Юрыст 3 Узгадненне дагавора Начальнік аддзела закупак 4 Узгадненне дагавора Галоўны бухгалтар 5 Узгадненне дагавора Камерцыйны дырэктар 6 Узгадненне дагавора Гл. інжынер 7 Сцвярджэнне дагавора Генеральны дырэктар
Выконваючы такі аналіз, трэба задаваць пытанне для кожнай функцыі: а магчыма выкананне працэсу без гэтай аперацыі?
У прыкладзе (гл. Табл. 1) ўзгаднення дагавора юрыстаў, можна пазбегнуць, напрыклад, складаннем тыпавых дагавораў. А дагаворы на закупку канцылярыі не абавязкова ўзгадняць з Галоўным інжынерам і Камерцыйным дырэктарам.
а) Размеркаванне адказнасці за выкананне бізнес-працэсу і дэлегаванне паўнамоцтваў па прыняцці рашэнняў.
- Найбольш часта сустракаюцца прыкладам пашырэння адказнасці з'яўляецца дэлегаванне паўнамоцтваў па прыняцці рашэнняў па расстаноўцы лімітаў, у рамках якіх працуе пэўны службовая асоба. Напрыклад, у тым жа працэсе «Узгадненне дамовы» можа быць ўстаноўлена наступнае:
- Пры суме дагавора менш 5000 руб. рашэнні прымаюцца Мэнэджэрам па закупках.
- Пры суме дагавора да 50000 руб. рашэнні прымаюцца Начальнікам аддзела закупак.
- Пры суме дагавора да 200000 руб. рашэнні прымаюцца Камерцыйным дырэктарам.
- Пры сумах дагавораў звыш 200000 руб. рашэнні прымаюцца Генеральным дырэктарам.
У выніку здымаецца нагрузка з мэнэджараў вышэйшага звяна і паскараецца ўзгадненне дагавораў на невялікія сумы. Пры гэтым можа прымяняцца сістэма выбарачнага кантролю за прыняццем рашэнняў падначаленымі.
б) Звязванне паралельных работ.
Пры стварэнні складаных прадуктаў (як інфармацыі, так і матэрыяльных рэсурсаў) ўзнікаюць сітуацыі, калі некалькі падраздзяленняў выконваюць паралельныя працы, затым спрабуюць ўзгадняць атрыманы вынік. Прыкладам бізнес-працэсу такога роду з'яўляецца працэс фарміравання фінансавага плана прадпрыемства.
Мал. 2 Узгаднення, якія ўзнікаюць пры паралельных працах
На пачатку працэсу (гл. Мал. 2) паралельна ў часе выконваецца планаванне продажаў і вытворчасці, пры гэтым Служба вытворчасці карыстаецца фактычнай інфармацыяй па аб'ёме вытворчасці папярэдняга перыяду і аптымізуе загрузку вытворчасці на планавы перыяд з улікам вытворчых магчымасцяў, а аддзел збыту арыентуецца на патрэбы рынку . Пасля атрымання папярэдніх варыянтаў планаў праводзіцца іх ўзгадненне ў ПЭО. Вынікам гэтага ўзгаднення можа быць як змяненне плана продажаў, так і змяненне плана вытворчасці. Часцей за ўсё такога роду працэсы арганізаваны неэфектыўна і прыводзяць да дублявання функцый у падраздзяленнях і павелічэнню тэрмінаў фарміравання фінансавага плана. На Мал. 30 прыведзены прыклад таго, як можна было б пазбегнуць ўзгаднення паралельных работ, перабудаваўшы працэс. Тут ўзгадненне ня трэба з-за таго, што планаванне вытворчасці, выкарыстоўвае дадзеныя аб магчымым збыце, і планы становяцца ўзаемаўвязаных. У гэтым варыянце разгледжана планаванне ад продажаў па рынкавым прынцыпе. Пры планаванні ад вытворчасці першай будзе выконвацца функцыя "Фарміраванне плана вытворчасці», а затым ужо «Фарміраванне плана продажаў». І ў тым, і ў іншым выпадку ёсць магчымасць пазбегнуць ўзгаднення паралельна складзеных планаў.
Мал. 3 Адзін з магчымых варыянтаў планавання без паралельных работ
в) Фіксаванні інфармацыі каля крыніцы і ўключэнне апрацоўкі інфармацыі ў рэальную працу.
Выкарыстанне гэтага прынцыпу на ўвазе занясенне інфармацыі ў адзіную уліковы сістэму адзін раз, на месцы яе ўзнікнення. Следствам прымянення прынцыпу з'яўляецца скарачэнне дакументаабароту паміж падраздзяленнямі, зніжэнне колькасці памылак пры перадачы інфармацыі, скарачэнне часу выканання працэсу і г.д.
Мал. 4 Мадэль з падвойным уводам інфармацыі
У прыкладзе, прадстаўленым на Мал. 4, на прадпрыемстве існуе дзве інфармацыйных сістэмы (ІС): ІС «Продажы» і ІС «Бухгалтэрыя». У выніку пры атрыманні замовы дадзеныя пра кліента ўводзяцца ў абедзве інфармацыйныя сістэмы. Для выключэння двайнога вада адной інфармацыі неабходна стварыць комплексную інфармацыйную сістэму, дзе інфармацыя пра кліента, уведзеная Мэнэджэрам па продажах, у далейшым можа выкарыстоўвацца ў бухгалтарскім ўліку пры фарміраванні дакументаў (гл. Мал. 5).
Мал. 5 Мадэль працэсу з адзінай інфармацыйнай сістэмай і уводам дадзеных каля крыніцы
2. Вартасны аналіз
Функцыянальна-вартасны аналіз (ФСА), або яго замежнае назву Activity-Based Costing (ABC). Метад быў распрацаваны для вядзення больш дакладнага ўліку выдаткаў на аснове дадатковых дадзеных, якія атрымліваюцца на аснове аналізу бізнес-працэсаў.
Асноўнае адрозненне яго ад іншых метадаў уліку заключаецца ў выкарыстанні аперацый як аб'екта ўліку выдаткаў. У класічных методыках ўліку кошт рэсурсаў, якія выкарыстоўваюцца пры вытворчасці і продажы, спісваецца на прадукцыю прама (direct costing) або размяркоўваецца па Разлічваць баз (standard costing). Метад ABC мяркуе разлік кошту аперацый, выкананых пры вытворчасці прадукцыі, а затым калькуляцыю сабекошту на аснове дадзеных аб выдатках на аперацыі.
Асноўны плюс такога ўліку - магчымасць аналізу бізнес-працэсу ў выдатках па аперацыях. Гэта дазваляе разлічваць эфектыўнасць прымаемых рашэнняў па аптымізацыі бізнес-працэсу.
Адмоўным бокам такога выгляду ўліку з'яўляецца яго складанасць і, такім чынам, высокія выдаткі.
Тут неабходна знайсці аптымальнае суадносіны паміж эфектам ад павышэння дакладнасці ўліку, магчымасці эфектыўнага аналізу, прыняцця рашэнняў і павышае выдаткамі на ўлік.
3. Часавы аналіз
Для выканання часовага аналізу можна скарыстацца наступнай паслядоўнасцю:
а) Вызначэнне частоты выканання функцый.
Тут неабходна сабраць статыстыку за некаторы перыяд - як часта выконваюцца тыя ці іншыя функцыі ў працэсе. Нават у простых працэсах не заўсёды функцыі выконваюцца аднолькавая колькасць разоў. напрыклад:
- У працэсе «Продажы аўтамабіляў» ёсць 4 функцыі:
- Развіццё кантакту з кліентам
- Апрацоўка запыту кліента
- Фарміраванне прапановы кліенту
- фарміраванне замовы
«Развіццё кантакту з кліентам" адбываецца ў 100% выпадкаў, так як гэта стадыя ўключае першасны кантакт. «Апрацоўка запыту кліента» ажыццяўляецца толькі ў 90% выпадкаў - астатнія кліенты не робяць запыту. 67% працэсаў ўтрымлівае функцыю «Фарміраванне прапановы кліенту» - астатнія кампанія проста не ў стане задаволіць, зыходзячы з асартыменту і магчымасцяў пастаўкі. Працэс «Продажы аўтамабіляў» толькі ў 16% выпадкаў ўтрымлівае функцыю «Фарміраванне замовы», бо на астатнія запыты кліенты проста не адказваюць. Адпаведна, для аналізу часу выканання працэсу трэба ўлічваць, што не кожны працэс скончыцца «Фарміраваннем замовы» і, адпаведна, працягласць гэтых працэсаў будзе розная.
б) Вызначэнне працягласці выканання аперацый.
Для выкарыстання часовага аналізу працэсу неабходна вызначыць працягласць выканання аперацый. Вымярэнне працягласці выканання аперацый можна альбо праводзіць непасрэдна, альбо экспертна вызначаць прыблізны час выканання аперацый. Можна таксама разлічыць сярэдняе час выканання аперацыі, вызначыўшы колькасць аперацый за некаторы перыяд, напрыклад:
Менеджэр па працы з кліентамі займаецца прыёмкай заказаў кліентаў.
Колькасць прымаемых за месяц заказаў (n) = 100.
Колькасць рабочых дзён у месяцы (D) = 20.
Час працы (t) = 8 гадзіну.
Сярэдні час апрацоўкі замовы = D * t / n = 20 * 8/100 = 1.6 гадзіны.
Пры падобных падліках трэба ўлічваць, што гэта не толькі працягласць выканання самой аперацыі, але і час прастояў (чакання) і да т.п.
Для непасрэдных вымярэнняў патрэбна сістэма ўліку працоўнага часу. Напрыклад, для таго ж Мэнэджара можна дакладна вызначыць час апрацоўкі аднаго заказу, калі ён будзе - пасля прыёму кожнага замовы - занасіць выдаткаваны час у справаздачную форму або праграму ўліку працоўнага часу. Гэта можа быць уведзена толькі на месяц (для аналізу атрыманай статыстыкі) або выкарыстоўвацца пастаянна (магчыма, нават у сістэме матывацыі).
Акрамя часу выканання аперацый, можа выкарыстоўвацца таксама час чакання і час каардынацыі. Прыклад працягласці аперацый для працэсу «Продаж аўтамабіляў» гл. Ў Табл. 2.
Табл. 2 Працягласць выканання функцый
Назва функцыі Працягласць (гадзіну.) Чаканне каардынацыя выкананне разам асяроддзяў. мін. макс. асяроддзяў. мін. макс. асяроддзяў. мін. макс. асяроддзяў. мін. макс. Апрацоўка запыту кліента 21,00 10,00 34,00 0,30 0,20 1,00 1,00 0,50 2,00 22,30 10,70 37,00 Развіццё кантакту з кліентам 16,00 8,00 24 , 00 3,00 1,00 5,00 2,00 1,00 3,00 21,00 10,00 32,00 Фарміраванне заказу 24,00 16,00 32,00 0,20 0,10 0,30 0 , 20 0,10 0,30 24,40 16,20 32,60 Фарміраванне прапановы кліенту 16,00 8,00 24,00 1,00 0,50 2,00 1,00 0,50 2,00 18,00 9,00 28,00 Усяго 77,00 42,00 114,00 4,50 1,80 8,30 4,20 2,10 7,30 85,70 45,90 129,60
На Мал. 6 паказана структура выкарыстання часу ў працэсе «Продажы аўтамабіляў» з якой вынікае, што відавочна большую колькасць часу выкарыстоўваецца не прадуктыўна. Дыяграма пабудавана на дадзеных Табл. 2 Яшчэ адна дыяграмы (гл. Мал. 7) паказвае структуру выкарыстання часу па функцый працэсу. Па функцыях працэсу выдаткі часу размяркоўваюцца амаль раўнамерна. Падобныя дыяграмы можна таксама будаваць па мінімальным і максімальным часу выканання працэсу. Акрамя таго, простым параўнаннем агульнай мінімальнага (45,9 гадзіны) і агульнага максімальнага (129,6 гадзіны) часу выканання працэсу выяўляем велізарную розніцу. Прычым, варта звярнуць увагу на тое, што гэта ў асноўным час чакання - г.зн., фактычныя прастоі.
Мал. 6 Структура выкарыстання часу (сярэднія паказчыкі) у працэсе
Мал. 7 Структура выдаткаў па функцыях працэсу
У выніку, на аснове праведзенага аналізу фармуецца план мерапрыемстваў па аптымізацыі працэсу, які прадстаўляецца на зацвярджэнне кіраўніцтву. Пасля зацвярджэння плана мерапрыемстваў выконваецца праект па ўкараненні змен, і працэс паўтараецца, пачынаючы з складання аптымізаванай схемы і яе аналізу на дасягненне мэт аптымізацыі.
Такім чынам, у артыкуле быў прапанаваны спосаб аптымізацыі выбару працэсаў для СМЯ, метады аптымізацыі саміх працэсаў.
Рэзюмаваць вышэй сказанае было б дарэчы урыўкам з праграмы Демінг для мэнэджменту:
«5. Паляпшае кожны працэс.
Паляпшае пастаянна, сёння і заўсёды ўсе працэсы планавання, вытворчасці і аказання паслуг. Пастаянна вышукваюць праблемы для таго, каб паляпшаць ўсе віды дзейнасці і функцыі ў кампаніі, павышаць якасць і прадукцыйнасць і, такім чынам, пастаянна памяншаць выдаткі. Бесперапыннае паляпшэнне сістэмы, якая ўключае ў сябе распрацоўку і праектаванне, пастаўку камплектуючых і матэрыялаў, абслугоўванне і паляпшэнне працы абсталявання, метадаў кіравання і арганізацыі, падрыхтоўку і перападрыхтоўку кадраў - ёсць найпершы абавязак кіраўніцтва.
У цяперашні час мы бачым занадта шмат кіраўнікоў, схільных верыць у «лепшую будучыню» і пускаць справу на самацёк. Такім чынам яны заплюшчваюць вочы на патэнцыйныя праблемы і надаюць ім увагу толькі тады, калі становіцца відавочнай іх сур'ёзнасць, у выніку чаго магчыма нанясенне істотнага ўрону арганізацыі. Значна лепш адшукаць іх як мага раней і знішчаць ў самым «зародку», перш чым яны могуць стварыць рэальныя цяжкасці. У гэтым і заключаецца асноўнае адрозненне паміж інтэлектуальным і крызісным стылямі менеджменту. Ніколі не супакойвае на тым, што вам удалося вырашыць некаторыя праблемы і дамагчыся адпаведнага паляпшэння. Ведайце, што ў адпаведнасці з прыродай рэчаў, заўсёды магчымыя далейшыя паляпшэнні, але гэта дасягаецца толькі тады, калі выяўляюцца і вырашаюцца і іншыя наяўныя праблемы. Пад праблемамі мы разумеем наяўнасць як канкрэтных (спецыяльных), так і агульных прычын зменлівасці. Гэта значыць, мы павінны імкнуцца зрабіць нестабільны працэс стабільным, а стабільны, але не эфектыўны працэс - эфектыўным, які, у сваю чаргу, рабіць яшчэ больш эфектыўным. У праблемах складзеная магчымасць для паляпшэння, і, калі вы не адшукаеце праблемы, то, будзьце ўпэўнены, праблемы знойдуць вас. »