Оптимізація маршрутів і моніторинг транспорту - інструменти підвищення ефективності роботи
Опубліковано в журналі «Логінфо» № 3/2009 р
Автор: Олексій Шапкін
Минулого разу ми обговорили, яким чином за допомогою географічної інформаційної системи (Оптимум ГІС) можна істотно знизити транспортні витрати компанії. Сьогодні продовжимо розмову про ключові завдання, які забезпечують успіх в складних економічних умовах. Одним з найважливіших критеріїв успішності організації в усі часи є ефективність роботи персоналу. Розглянемо, яким чином ГІС може підвищити цей параметр.
У представленому прикладі мова піде про роботу дистриб'юторської компанії, яка просуває товари з використанням торгових представників (ТП). Однак подібні методи оптимізації можуть бути застосовані для будь-якої організації, що здійснює роботи на виїзді з допомогою мобільних співробітників - оперативних виїзних бригад, сервісних інженерів, агентів, мерчендайзерів і т.п.
Як правило, для оптимальної роботи торгових представників місто розбивається на частини за певними ознаками і за кожною зоною закріплюється свій співробітник, який працює по своїй території. Таким чином, він краще дізнається своїх клієнтів і може більш продуктивно з ними працювати. Основними завданнями ГІС в даному випадку є оптимізація та контроль проходження ним маршрутів.
оптимізація маршрутів
Для фіксованих об'єктів ГІС дозволяє за кілька хвилин оптимальним чином сформувати маршрут на кожен день. При цьому враховуються найрізноманітніші параметри, наприклад необхідна циклічність відвідувань, особливість роботи в певний день тижня і т.п. З урахуванням всіх критеріїв проводиться оптимізація маршрутів. Якщо в якийсь день супервайзер включає в маршрут нову точку, то йому не треба думати в якому порядку це робити - ГІС сама додасть її найбільш оптимальним чином.
Необхідність наявності автоматизованої ГІС може піддаватися сумнівам, виходячи з тієї обставини, що з одними і тими ж маршрутами тривалий час працюють ТП і тому давним-давно все вже оптимізовано. Однак це далеко не так.
По-перше, часто подібної оптимізацією не займаються взагалі, їздять по котрі вступили дзвінків або так, як звикли. З цієї точки зору оптимізація може вивільнити ресурси і скоротити витрати на бензин, що дуже важливо, особливо в умовах кризи.
По-друге, в нових економічних умовах ситуація змінюється дуже оперативно: через необхідність скорочення витрат може зменшуватися кількість ТП, можуть перекроюватися і об'єднуватися зони, закриватися точки і в кожному випадку на перерахунок маршрутів без ГІС буде вимагатися додатковий час, при цьому оптимальність маршрутів ніяк не може бути гарантована.
По-третє, в умовах загального скорочення споживання дуже актуальним завданням стає пошук нових точок для роботи ТП. Це означає, що в маршруті будуть постійно додаватися нові об'єкти. При наявності ГІС оптимізація маршрутів може здійснюватися дуже оперативно, в будь-який момент і з урахуванням мінливої ситуації.
Моніторинг і контроль
Розглянемо, яким чином за допомогою ГІС можна організувати контроль відвідувань і якості збору інформації виїзним співробітником. Це особливо важливо для тих компаній, які збирають дані з мерчандайзингу (параметри дистрибуції, викладка, ціни конкурентів і т.п.). Поки, на жаль не придумано повноцінних автоматизованих способів перевірки правильності занесених до звітів на об'єкті даних, але, по крайней мере, є можливість відстежити час введення цих даних і координати співробітника в момент збору даних. Інформація вважається актуальною, якщо співробітник в момент виконання певних дій перебував на точці. Для контролю цього застосовується технологія автоматичної фіксації координат місця розташування працівника в момент здійснення конкретних дій на об'єкті. Наприклад, ТП збирає замовлення (дані мерчендайзингу) або сервісний інженер виконує роботу на виїзді. У момент формування документа автоматично фіксуються координати співробітника і передаються в офіс (якщо зв'язку із супутником в цей момент немає, то програма автоматично поставить у відповідність з документом координати, отримані відразу ж після знаходження супутника). Таким чином, стає зрозуміло, чи дійсно співробітник був на конкретному об'єкті і виконував свої обов'язки або симулював роботу вдома.
З урахуванням отриманих з маршруту даних можна вивести звіт про те, як відвідувалися об'єкти, на якій відстані від них співробітник знімав дані, в який час і т.д.
На рис. 1 наведено приклад звіту за активністю ТП. Під активностями розуміються конкретні дії торгового представника: введення замовлень, накладних або збір даних.
Мал. 1. Збільшити зображення (936x293, 56 Кб)
Червоною стрілкою в таблиці показані приклади активностей, які зняті далеко від точки. Це означає, що крапка не відвідувалася співробітником, хоча активності по ній зафіксовані.
Зеленою стрілкою показані приклади активності, які вироблені безпосередньо в точці. Невеликі значення відхилення відстаней знаходяться в межах допустимих похибок розрахунків, координат точки і GPS-приймача. Візуальне представлення даних звіту показано на малюнках 2 і 3.
Мал. 2
На рис.2 значення Δ1 (відстань до точки «Вівас») становить 4 метри, Δ2 (відстань до точки «Осипова ПП») - 21 метр, що знаходиться в межах допустимої похибки, як для координат самої точки, так і для координат зняття активності. Як правило, розмір допустимої похибки приймається в діапазоні 50-200 метрів. Виходячи з наведених на рис.2 даних можна зробити висновок, що ТП формував документи безпосередньо в точці.
Мал. 3. Збільшити зображення (728x718, 117 Кб)
На рис. 3 видно, що місце зняття активності в торговій точці «Суприм XXI ТОВ» знаходиться на великій відстані від об'єкта (відстань до точки Δ3 становить 2742 метра «Суприм ХХI ТОВ»). На підставі цих даних можна зробити висновок про те, що співробітник дану крапку не відвідував, а документи створив поза об'єктом.
Розглянемо, яким чином за допомогою ГІС можна здійснити контроль кілометражу на маршруті.
Після того як маршрути сформовані, по карті автоматично визначається плановане значення кілометражу на маршруті. Цей параметр є опорним показником для контролю кілометражу.
Після того як співробітник проїхав по маршруту, можна порівняти план-кілометраж і фактичний маршрут. Показовий звіт можна сформувати по план-факту переміщень виїзного персоналу.
Наприклад, після проходження маршруту у співробітника вийшов однаковий кілометраж: 100 км за планом і 100 км по одометрі. При цьому в результаті аналізу його роботи було виявлено, що ряд точок ТП не відвідував. Відповідно, йому доведеться пояснити отриманий кілометраж. Яким чином обчислити цей кілометраж? Робиться це так: по обумовленому умові визначаються точки, які співробітник дійсно відвідав. Наприклад, точка вважається відвідується, якщо він знімав пов'язані з нею дані на відстані не більше 100 метрів від об'єкта. Ті точки, які не потрапляють в цю умову, що не зачитуються як відвідані. Відповідно до цієї умови кілометраж планованого маршруту перераховується з урахуванням тільки дійсно відвіданих точок. У згаданому випадку виявилося, що реальний маршрут склав 80 км. Це означає, що 20 км співробітник проїхав по своїх справах.
На рис. 4 наведено приклад звіту при роботі з реальними даними, призначений для контролю кілометражу на маршруті.
Мал. 4. Збільшити зображення (932x582, 96 Кб)
Червоною стрілкою в звіті показані точки, які насправді не були відвідані, оскільки за даними GPS активності зроблені або далеко від точки, які об'єкти взагалі не відвідувалися, тобто по них не було ніяких дій.
Мал. 5. Збільшити зображення (572x649, 90 Кб)
На рис.5 показаний спочатку сформований плановий маршрут (коричнева лінія) і фактичний маршрут (синя лінія, червоні точки - місця зупинок). Довжина спочатку сформованого планового маршруту в даному прикладі дорівнює 77,74 км.
Червоними стрілками на малюнку показані явно видно не відвідані об'єкти (точка №9 «Мятин ІП» і точка № 23 «Суприм XXI OOO»). Оскільки працівник не був на цих точках, то їх не слід враховувати при розрахунку планового кілометражу. Розрахований маршрут ТП без урахування тих об'єктів, які він не відвідав, становить вже 72,55 км.
Подібний звіт по кілометражу дозволяє порівняти дані фактичного шляху і дані планового маршруту по тим точкам, які дійсно відвідав співробітник. Безумовно, такий звіт можна зробити тільки постфактум.
Дуже важливою обставиною для контролю роботи є саме відвідування точок. Це актуально для тих компаній, які хочуть аналізувати реальні дані (по мерчендайзингу, по дистрибуції, за станом об'єктів), відповідні істинної ситуації, і робити це оперативно. Уявіть собі, що мерчендайзер написав звіт за своїми точкам будинку - такі дані не будуть відповідати ринковій ситуації. Співробітникові заплатять гроші за те, що він зробив конкретну роботу, компенсують витрати на бензин. В результаті гроші компанії витрачені даремно плюс отримані дані не є актуальними і можуть привести до прийняття неправильних бізнес-рішень, втрати від яких для компанії в результаті можуть скласти колосальну суму.
Для більш точного порівняння довжини запланованого маршруту з фактичним кілометражем на машину може встановлюватися датчик, який збирає дані і відправляє їх на сервер. Ця інформація зберігається як завгодно довго і можна подивитися, як переміщалася машина в будь-який день.
Якщо контролювати водіїв по планованому маршруту, то ми вже маємо оцінку маршрутів по кілометражу. Однак в реальній практиці на дорозі можуть бути пробки, труднощі в русі, внаслідок чого виникає багато суперечок з персоналом, пов'язаних з виявленими розбіжностями в плановому і фактичному кілометраж. При установці додаткового датчика gps він з точністю до 5% показує кілометраж по машині. Таким чином, можна відразу аналізувати звіт за планом і фактом і виявляти реальні розбіжності. Це зменшує спірні ситуації і дає більш точну оцінку.
Як правило, бензин відпускається за запланованим маршрутом плюс 15%. Коли є дані gps, можна планувати витрати на паливо точніше і на цьому заощадити ще близько 10%. В системі ГІС порівняння запланованого і реального маршруту, знятого за допомогою gps, реалізовано програмно, тому не вимагає значних витрат. У програмі є спеціальний звіт, який постфактум показує розбіжність запланованого і реального маршруту.
На рис. 6 відображений денний маршрут, сформований Оптимум ГІС (червона лінія), і реальний шлях за даними GPS моніторингу (синя лінія). Візуально легко фіксуються поїздки співробітника, що не відносяться до виконання його обов'язків.
Мал. 6. Збільшити зображення (746x568, 160 Кб)
Таким чином, застосування Оптимум ГІС може значно підвищити ефективність роботи персоналу. Ми розглянули, як цього домогтися за допомогою оптимізації маршрутів, що дозволяє враховувати найрізноманітніші обставини - необхідну циклічність відвідувань, особливості роботи в певний день тижня або з конкретним клієнтом, потреби оперативного додавання нових об'єктів або зміни зон відвідувань і т.п.
Крім того, суттєву перевагу для компанії забезпечується за рахунок організації автоматичного контролю того, як відвідуються об'єкти і чи відповідають зібрані на них дані реальним відвідинам. Важливу роль в даному випадку відіграє і можливість оперативного моніторингу реального руху виїзного персоналу.
Досвід зарубіжних і російських компаній свідчить про те, що сам факт впровадження ГІС, що підсилює контроль над діяльністю персоналу, підвищує продуктивність праці на 15-20%.
Яким чином обчислити цей кілометраж?