Що таке оптимізація персоналу

1. Що таке оптимізація персоналу
2. Як проводиться оптимізація персоналу на підприємстві
3. Оптимізація чисельності персоналу - рекомендації для роботодавців

Про те, що таке оптимізація персоналу знають і багато співробітників, і тим більше, кадрові фахівці. Однак окремі тонкощі даного процесу відомі не кожному - так, оптимізація чисельності персоналу на підприємстві далеко не завжди є актуальним рішенням насущних проблем, або повинна в принципі мати на увазі скорочення працівників. З огляду на сучасні тенденції кадрового діловодства, оптимізації персоналу і його чисельності повинен приділяти пильну увагу кожен керівник або HR-фахівець.

Що таке оптимізація персоналу

Процес оптимізації в цілому - це пошук найкращого рішення, яке за фактом принесе якомога більший результат при найменших витратах. Відповідно, оптимізація персоналу - це процес, в якому забезпечується оптимальне співвідношення витрат на підтримку штату і ефективності ведення його економічної діяльності. При цьому методики проведення оптимізації можуть бути різноманітними - сучасні досягнення кадрового діловодства передбачають величезна кількість можливих варіантів дій для керівників або HR-фахівців.

Необхідно розділяти поняття оптимізації персоналу і оптимізації чисельності персоналу. У другому випадку мається на увазі конкретне проведення кадрових заходів, що змінюють чисельність працівників на підприємстві або між його окремими структурними підрозділами. У той час як комплекс заходів по оптимізації персоналу в цілому може і не передбачати зміни штатного розкладу, а задіяти інші аспекти трудової діяльності.

• Знизити витрати роботодавця на забезпечення трудової діяльності. Проведення процедур оптимізації в більшості випадків направлено саме на зменшення витрат. Досягатися ця мета може різними способами.
• Підвищити фактичну кваліфікацію співробітників. Процедура оптимізації часто пов'язана з підвищенням кваліфікації працівників і поліпшенням їх ефективності трудової діяльності.
• Позбутися від неефективних співробітників. Кадровий склад будь-якого підприємства потребує періодичного оновлення та видалення з нього неефективних працівників - такі заходи найлегше виробляти в рамках оптимізації персоналу.
• Поліпшити організаційну структуру. Оптимізація персоналу дозволяє значно спростити системи управління кадрами і дає можливість вирішити безліч управлінських аспектів діяльності.

Це - лише короткий перелік прикладів позитивних аспектів оптимізації. Однак при її проведенні слід пам'ятати про те, що неправильна оптимізація кадрів може не тільки не посприяти досягненню очікуваних результатів, а й навпаки - погіршити загальні економічні показники компанії, її імідж і стан її працівників.

Навіть зараз, у багатьох випадках, під поняттям оптимізації персоналу, як працівники, так і роботодавці мають на увазі безпосереднє проведення скорочень штату або його чисельності. Однак на практиці, одне тільки скорочення не є ефективним інструментом оптимізації само по собі і може застосовуватися лише в комплексі з іншими заходами, а може і не використовуватись. Тому і працівникам, і роботодавцям необхідно знати про те, що оптимізація персоналу далеко не завжди загрожує кому-небудь перспективами звільнення.

Як проводиться оптимізація персоналу на підприємстві

Порядок проведення оптимізації персоналу на підприємстві в багатьох аспектах залежить від того, за якою методикою вона буде виконуватися. Так, класичний підхід до оптимізації персоналу виглядає досить простим заходом, однак має безліч недоліків і не є актуальною методикою в сучасному HR-менеджменті. Однак багато роботодавців вдаються саме до нього, тому ознайомитися з ним слід кожному учаснику трудових взаємин.

Оптимізація чисельності персоналу підприємства за стандартним методом передбачає позбавлення від тих співробітників, які не беруть участі безпосередньо у формуванні прибутку підприємства, або внесок яких в її формування мінімальний. При цьому іноді можуть застосовуватися досить жорсткі заходи у вигляді масових скорочень з урахуванням суто економічних показників. В такому випадку негативними сторонами даного процесу може стати зниження продуктивності персоналу, що залишився, видалення працівників, які побічно позитивно впливали на ефективність праці, зниження іміджу підприємства та інші ризики.

Сучасний підхід до оптимізації чисельності персоналу передбачає більш комплексне проведення всіх пов'язаних з ним процедур. Вони розробляються індивідуально, з урахуванням всіх особливостей конкретної організації, проте в цілому покрокова процедура може виглядати наступним чином:

1. Роботодавець повинен визначити перспективні цілі компанії в цілому і її завдання на найближчий період. Залежно від цього будуть змінюватися і вимоги до процедури оптимізації чисельності співробітників. Наприклад, якщо поточні цілі компанії припускають зниження витрат для зменшення негативного впливу кризи, але в доступному для огляду майбутньому передбачається розширення бізнесу, звільнення працівників буде не найкращою ідеєю - замість нього можна скоротити їх робочий час.
2. Оптимізація існуючих бізнес-процесів. Перш, ніж звертати увагу на штат, особливо при перспективі його скорочення, слід оптимізувати і інші аспекти діяльності компанії, переглянути всі процеси.
3. Розробка нової організаційної структури. Хорошим варіантом оптимізації кадрів є зміна організаційної структури. Поєднання відділів або навпаки - їх переформування, об'єднання посад, видача нових завдань - все це є окремими сторонами оптимізації.
4. Визначення необхідної чисельності працівників. Відповідно до нової організаційною структурою розробляється і оптимальне штатний розклад, на підставі якого окремі посади можуть бути скорочені, інші - введені в дію, і саме під дане штатний розклад і буде оптимізуватися персонал.
5. Опрацювання методик оптимізації чисельності штату. Роботодавцю слід заздалегідь визначити, яким саме чином буде проходити оптимізація, розробити механізми її практичного проведення з мінімізацією всіх ризиків.
6. Фактичне проведення процедури. В даному випадку в роботодавця буде вся необхідна інформація для оптимізації, і сам проведення процедури потребують лише процесуального виконання.
7. Введення в дію нової структури та штатного розкладу . Новий штатний розклад слід впроваджувати або паралельно з оптимізацією персоналу, або вже після проведення зазначеної процедури.

Необхідно розуміти, що скорочення штату вимагає від роботодавця великої кількості компенсаційних виплат. Більш того, необхідно потурбуватися про те, щоб не мало місце фіктивне скорочення штату , Наприклад - не можна вводити заново скорочені раніше посади протягом року після проведеної процедури.

Оптимізація чисельності персоналу - рекомендації для роботодавців

Щоб ефективно провести оптимізацію чисельності персоналу і нівелювати всі можливі ризики, роботодавцям слід дотримуватися деяких правил. Ці прості поради допоможуть уникнути можливих проблем і мінімізують витрати проведення оптимізації:

1. Розробка процедури оптимізації персоналу передбачає використання індивідуального підходу до звільнення. Так, замість організації скорочення штатів, що вимагає значних витрат, роботодавець може стимулювати співробітників звільнитися за власним бажанням або угодою сторін.
2. Працівники, за їх згодою, можуть бути спрямовані на час кризового періоду в неоплачувану відпустку.
3. Якщо якісь співробітники повинні бути звільнені, службовці кадрового відділу або HR-менеджери, повинні пояснити їм, чому це відбувається. Індивідуальний підхід до кожного працівника дозволить як не втратити цінні кадри, так і зберегти репутацію компанії.
4. Одним з методів оптимізації персоналу може стати використання таких правових механізмів, як сумісництво та підвищення кваліфікації наявних працівників.
5. Процедуру оптимізації персоналу слід проводити регулярно і закріпити в нормативних документах підприємства - це дозволить знизити загальну психологічне навантаження на працівників і підтримувати належний рівень дисципліни та мотивації. При цьому слід пам'ятати, що оптимізація не завжди повинна супроводжуватися звільненнями.
6. Зручними механізмами оптимізації кадрів можуть стати аутсорсинг, аутстаффінг і лізинг персоналу - для вирішення деяких завдань може бути вигідніше наймання позаштатних виконавців.